人間関係

悪い報告を上司にするときの心構え【開き直りとイメトレがポイントです】

更新日:

 

こんにちは。

イチノセ ハヤト(@HAYABOW_1)です。

 

会社で仕事をしていると憂うつなことはたくさんありますね。

なかでも「上司へ悪い報告をする」というのはとてもストレスフルで気が重くなりがちなことではないでしょうか。

 

私は過去に働いていた職場で、とても気分の浮き沈みが激しい上司がいました。

しかし私の役割や立場上どうしても悪い報告をしなければいけないことも多く、毎回ひどい精神的な威圧を受けたり怒鳴りつけられながらも報告を繰り返すうちにだんだんとうまいやりかた身につけていきました。

 

hayato
きょうはそんな気の重くなるような、”悪い報告"の伝えかた、考えかたについてお話したいと思います。

 

こんな方におすすめ

  • 悪い報告をするのは気が重い
  • なにか起きたとき、いつも悪い報告をする立場である
  • なんだか余計に叱られている気がする
  • 悪い報告をしながらも評価を上げたい
  • 悪い報告をたくさんしてきた人の話をききたい

 

何をもって"悪い報告"なのか。

 

組織のなかで上司へ報告をするにあたりさまざまな種類の内容がありますね。

しかしじつは内容や報告の仕方によっては上司の受け取り方が変わったり、なぜかあなた自身に責任が追及されたりと、いろんな可能性が潜んでいます。

 

それでは一体どんなことが”悪い報告”なのでしょうか。

そのことについて考えていきたいと思います。

 

じつはどんな報告でも"良くない報告"になる可能性があります。

"良い報告"だと思っても、受け取りかたや報告を受ける人の性格や考え方によって「よくやった!」が「そういうときはもっとこうしとけよ」というような"指摘"に変わることがあります。

「それは上司の性格が悪いんでしょ?」と思うかもしれませんが、相手は人間。よほどユルくないかぎり、ふとしたときに思わぬ細かいことを気にし始めるもの。

 

私たちは会社で働くかぎりそんな上司の相手をしていかなければならないんです。

 

私にも、どんな良い報告でも重箱の隅をつつくように指摘をするのが得意な先輩がいます。

しかし上司に限らずそのような細かい指摘をしてくる人がそばにいれば、とても鍛えられるのは事実ですが・・・まぁ、いい気持ちはしませんよね。

そんなときに思わず傷つかないために気をつけるべきなのは下記のようなことです。

 

・"良い報告だ"と過信しすぎない

・軽く指摘されるくらいがノーマルだと思っておく

・指摘されると自分の勉強になるという考えをもつ

 

私は、指摘の多い先輩へ報告するときほど「この人をダマらせてやる!」という気持ちで何度も挑んだものです。

 

hayato
少なくとも報告のときにやってはいけないことは押さえておきましょうね。

 

悪い報告のときにやってはいけないこと。

 

まだ社会人になりたての頃の私は、会社のなかにこんなにたくさんの理不尽があることを認めることができず、多くの"やってはいけない報告"をしていました。

しかしたくさん叱られたり悪い報告をしていくなかで「どうもこんな報告はダメらしい」ということが見えてきました。

たくさんの"ダメな例"を経験しましたが、なかでも特に良くなかった報告の仕方について見ていきましょう。

 

「どうしましょう?」と尋ねる。【自分の意見を取り入れること】

起こった出来事に対して「どうしたらいいですか?」と発言してしまうと、多くの上司にとっては「こいつは何も考えていないんだな」という風に見られます。

これまでたくさんの経験をしてきた上司でも、改善のために別の人の意見を考慮したいと思うもの。

そんなときに"判断は上司に丸投げ"な態度でいることで反感を買うのは避けたいところですね。

 

まず悪い報告の事実を伝えたあとに「私はこういう解決策が適していると思いますがいかがでしょうか。」という内容について提案してみるだけでも反応がぜんぜんちがってきますよ。

 

自分をかばう発言をする【持って行きかたで改善】

これは無意識のうちに出てしまう人が多いようです。

人間の心理的に「だって自分は悪くないし。。」と考えることで、それが言葉の端々に出てしまうことがあるんですね。

しかし悪い報告のときこそそれをグッとおさえ、持っていきかたを変えることが重要です。

 

注意ポイント

変な正義感から、自分をかばうのと逆に「全部私の責任です!」くらいに考えてしまう人がいますが、要点が外れています。

大切なのは、起こった事実を的確に伝えること。その上で「もっていきかた」を考えるということです。

 

下記の例を見てみましょう。

 

悪い出来事が発生!

ある作業工程の中で、あるスタッフが不注意により発注ミスをし取引先の企業へ誤った商品を届けたことで迷惑をかけてしまったとき。

その部署責任者が上司に呼ばれ、問いただされます。

 

【ただ自分をかばうひと】

ある男性
どうしてそんなことになったんだ?
確認を怠らないようによく言っておいたんですが、Aさんが見落としてしまったので相手に迷惑をかけてしまいました。
困るはやと

 

【もっていきかた:事実を伝え改善しようとする】

ある男性
どうしてそんなことになったんだ?
皆で全体のフローを守る意思はあったのですが、一部スタッフに伝わっていない事があったため抜けが発生しました。以降はチェックリストを作って再発防止します!
hayato

 

同じ事実を言うのでも、ぜんぜん違うと思いませんか。

言葉は不思議で、ひとつの出来事ひとつとっても伝え方でまったく印象が変わってくるものです。

 

ちゃちゃまる
こういう伝え方をうまく使えるようになると、仕事もやりやすくなるね!

 

 

私は過去にこの本を読んで「伝えかた」の重要性に衝撃をうけました。悩んでいるかたにはオススメです。

 

 

事実を取り繕う。【何度ミスをしても正直に】

 

これは「自分を良く見せたい」「自身過剰」である人に多く見られることです。

自分が失敗してしまったことを心のどこかでは認められず、さらに他人や上司からはきちんと評価されていたい。

そんな気持ちが取り繕う、ウソをつくなどの行為によって出てきてしまうんですね。

 

「ここでこう言ってしまえば、この場で丸く収まってしまうんじゃないか。。」

「こう言っておけば、またミスしてしまったのを隠せるんじゃないか。。」

 

もちろん、状況によっては上記のような考えで収まってしまうようなときもあるでしょう。

そしてそれを続けていくことで、とてもウソをつくのが上手になり真実を話しているかのように自然に口から出てくることになるでしょう。

 

しかしそうなってしまった頃には”正直な自分”に戻ることがとても困難になります。

 

そうなってしまう前に、悪い報告は悪い報告として開き直ってしまったほうが気持ちが楽です。

悪い報告をするときにどうしても偽ったことを言ってしまいたい気持ちになる方へ、そんな"開き直る"方法をご紹介します。

 

悪い報告をするときには、いっそ開き直ること。

 

会社という組織のなかで起こる問題というのは、あなたに関わっているようでじつは自分が原因でないことも多いものです。

そしてそれは、けっしてゼロになることなんてありません。

 

どうせ悪い報告をしなければならないのであればいっそのこと”開き直り”によって、ムダに悩む時間をなくしてしまいましょう。

 

hayato
そうすることでストレスを感じて心を消耗する時間が少なくなりますよ。

 

もじもじしていると、まるであなたがすべて悪かったようになります。

上司へ持っていきづらい報告であるのはわかるのですが、たまに過剰にうつむき残念そうな顔でボソボソと報告している人を見ることがあります。

そういう人が一通りお叱りを受けた後、よく話をきいてみると特段その報告者だけが原因ではなかったりするんですね。

 

しかし周りから見ても上司の受け取り方を見ても、まるでその報告者に責任があったような結果となることが会社のなかでは起こりえます。

私はこのような報告が得意でない人を観察していてやっとわかりました。

 

 

もじもじと自身なさそうにしていることが原因なんだ・・・!

 

 

怒っている人を見るとき、私はいつも「感情が先か、原因が先か」と考えます。

本当にその原因を考慮しての感情なのか、それとも「モヤッ!」とした感情により原因を的外れなほうへ向けられてしまっているのか。。

 

感情の浮き沈みが激しい上司、なにかと文句をつけたがる人のことを観察していると心の中に”モヤモヤ”がわいたとき、とっさにその感情の矛先が”言いやすい人”へロックされるのを見ることがあります。

 

もちろん、冷静になってその物事を考えれば「相手のミスだな」とか「そもそもうちの会社が問題を見つけられる仕組みになっていなかったな」とか考えることはできるんです。

しかし一度そのような「感情」であなたの中に「原因」という新たな事実を作られてしまったら、弁解するのが難しくなってしまいます。

そうなる前に、正確に事実を伝えることを意識してみましょう。

 

もし弁明しなければいけなくなったら・・・

この記事内の「3.3 話の受け答えを意識してみる。」をご参照ください。

私が婚前、結婚に反対であった義父と話をするときに意識していた話しかたについて書いています。

内容を仕事に置き換えてみてください。人を納得させる方法にはコツがあります。

結婚は認めん。断固反対の義父を落とした私の作戦。【攻め方を変えてみる】

  こんにちは。 イチノセ ハヤト(@HAYABOW_1)です。   私は今、結婚して子供も生まれ愛する妻がそばにいてくれることに対して幸せを感じています。 しかし今でも思い出し妻 ...

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最悪の状況をイメージしておく。

 

はやと
もう、どうせ叱られるんだったらイメトレしちゃお♪

 

上司だけでなく、取引先へ誤りに行く等で打ちのめされている人の話をきくと「あんなに怒ると思わなかった」「何もあそこまで言う事ないのになぁ」という言葉を耳にすることがあります。

しかしそういう人に限って「最悪の想定」ができていないんですね。

 

私が「これはけっこう悪い報告だな。。」と思う内容が来たと思ったら必ず、考えうる最悪の状況をイメージしそうなった場合の対処についても考えてみます。

 

しかしあくまで"最悪の"想定なので、本当にそうなってしまうことは少ない。

ただこれをやっておくだけで、それ以下の出来事についてはムダな精神的ダメージをうけずに対処できるものです。

 

まゆみ
「イメトレ」ってそんな風にも使うことができるのね。
"最悪"って考えると怖いけど、あたまの片隅に意識しておくだけでも効果があるものだよね。
ちゃちゃまる

 

悪い報告でも評価をさげるばかりでない理由

 

長いこといろんな種類の悪い報告をしていると、上司の機嫌やそのときだけの考えかただけで大きな波が立ったり、そうでもなく収まってしまうこともあるのだなと気づかされます。

 

そのことについてさいごにすこしだけ見てみましょう。

 

代替案を提示することで評価をあげる

悪い報告をするときには、判断をすべて丸投げしてしまうのは逆に悪い印象をもたれるという話をしました。

そこへひとつ大切なことを付け加えます。

 

報告は、あなたの意見や感情を混同させることなく”事実を正確に”伝えること。

 

その上で「こういう風にすれば現状がよくなると思います。」という内容について話してみる。

 

ただの伝書鳩になるのではなく、事実とワンセットであなたが考える意見や対策について伝えることで、しっかりと自分で考えているのだということを示しましょう。

 

ある程度のタイミングを見計らう【けっこう大事!】

何度も言いますが、上司たりとも人間です。

たまたま虫の居どころが悪かったり、個人的な悩みのために感情的になってしまうときもあるものですね。

 

しかしそんなときでも相当急ぎでなければ、ある程度のタイミングを見計らってみるのが有効です。

機嫌がよさそう・リラックスしていそうなときはもちろんのこと、下記のようなときは良いタイミングであることが多いです。

 

ポイント

昼休みのあとすぐ(直前はNG)

→食事でおなかが満たされ、自由時間を過ごしてきたあとは比較的気持ちにゆとりがあることが多い。

他の社員との会話に区切りがついた直後

→人間の心理として、考え事をしているときや何かの途中で話しかけられると良い感情を抱かないもの。ひととおり会話が終わり、次の何かに取り掛かる前のタイミングはわりとスムーズです。

新聞を読む、コーヒーをデスクに持ってきたタイミング

→みなさんは、どんなときに新聞を読んだり珈琲を飲んだりしますか。心が落ち着いていたりもしくは落ち着こうとしているときではないでしょうか。

 

hayato
行動から心理を読み取るときに、いかに相手の立場に立てるかというのもタイミングを見計らう指標になりますね。

 

上記は上司のタイプ・性格や、その人ごとの”良いタイミング”があるもの。

 

タイミングを見誤ってしまったために言われなくても良いことまで言われたり、余計なとばっちりを受けてしまうことを防ぐため、自分の上司の性格を日頃からしっかりと観察しておくことが大切です。

 

さいごに。

他の記事でも言っていることですが、私は昔から人よりも要領が悪かったり理解力がなかったりと、特に社会人になってたくさんの苦い経験をしてきました。

そしてトンでもない上司に出会ったりもしました。

 

パワハラ上司への対策とコツ。心が弱ってしまったあなたへ。

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しかし、そんな苦い経験のひとつひとつが今こうして少しずつできるようになっている自分を作っているんだなと思うと、ほんとうにそれが悪い出来事であったのかは疑問です。

ただ、苦い思いをしているそのときには気づきません。

 

もし今、ツラい経験をしている人がいるのであれば、すこしでも自分なりのうまいやり方を見つけてひたすら実践していけば物事は良くなっていきます。

 

hayato
この記事がみなさんの役に立てれば光栄です

 

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hayato

1986年生まれの社会人です。 「当たり前」であることは、そもそもこういう視点で考えることはできないか、そして今まで人より不器用で苦労してきた私であるからこそ、それを何とか成し遂げてきたという経験等から有用な情報を発信していければと思っています。

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